Tomadores de notas con IA: definición, casos de uso, marcas principales y más

Los anotadores con IA son herramientas que graban conversaciones y las convierten en transcripciones, resúmenes y notas mediante IA. En lugar de tomar notas manualmente durante las reuniones (o pasar horas reproduciendo grabaciones más tarde), las herramientas de IA se encargan de la toma de notas y la organización por ti.

Muchos de nuestros clientes afirman que redujeron a la mitad o incluso más el tiempo que dedicaban a tomar notas simplemente utilizando un asistente de toma de notas con inteligencia artificial.

Estos dispositivos de IA facilitan la vida a millones de estudiantes, empresarios, médicos y periodistas. Algunos casos de uso comunes incluyen reuniones de trabajo, llamadas de ventas, entrevistas, conferencias, grabaciones de campo, dictados médicos y grabación de llamadas telefónicas.

Algunas herramientas se centran en tomar notas durante reuniones en línea en plataformas como Zoom o Google Meet. Probablemente ya las hayas visto. Se presentan como bots de reuniones que se unen a las llamadas automáticamente o como extensiones del navegador.

Otros están diseñados para conversaciones en persona e interacciones fuera de línea. Suelen ser pequeñas grabadoras físicas que se colocan sobre una mesa durante las reuniones. A menudo se les conoce como dispositivos de toma de notas con IA.

Los mejores anotadores con IA, como Plaud Note , están diseñados para grabar en cualquier situación ( en línea, fuera de línea, en persona, por teléfono, en entornos ruidosos, etc. ). Además, incluyen funciones avanzadas de IA para aumentar la productividad.

Creemos que Plaud es el mejor anotador con IA, pero hay muchas opciones. Otras marcas conocidas incluyen Fathom, Otter, Tactiq, Bluedot, Granola y Jamie.

Esta guía explica qué son los anotadores con IA, cómo funcionan y cómo sacarles el máximo provecho. También incluye sus características principales para que puedas elegir fácilmente la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Qué es un tomador de notas con inteligencia artificial?

Un tomador de notas de IA es una herramienta que graba conversaciones y las convierte automáticamente en notas estructuradas utilizando reconocimiento de voz y modelos de lenguaje grandes (LLM).

La principal diferencia entre un anotador con IA y una grabadora de voz estándar es lo que sucede al finalizar la grabación. En lugar de dejarte horas de audio sin procesar, los anotadores con IA transcriben la conversación y la convierten en notas con función de búsqueda, resúmenes y acciones a tomar. Esto facilita revisar lo dicho y reutilizar la información posteriormente.

Imagina asistir a múltiples reuniones o conferencias al día sin tener que anotar nada. Podrías concentrarte y disfrutar de forma más significativa del momento. Y al final del día, tu asistente de IA te entregaría notas estructuradas de cada reunión, organizadas a tu gusto.

Los anotadores de IA vienen en diferentes formatos. Algunos son herramientas de software que se unen a reuniones en línea, y otros son dispositivos físicos diseñados para conversaciones en persona, conferencias, entrevistas o llamadas telefónicas (hablaremos de esto más adelante). 

¿Cómo funcionan los tomadores de notas con inteligencia artificial?

Los anotadores con IA funcionan grabando audio (como una grabadora de voz normal) y usando IA generativa para crear transcripciones, resúmenes y notas. A continuación, un breve resumen de su funcionamiento:

1. Captura de audio : la herramienta de IA graba una conversación a través de una aplicación de reuniones, una llamada telefónica, una extensión del navegador o un dispositivo de grabación físico.

2. Transcripción de IA : los modelos de voz a texto convierten el audio en texto, a menudo agregando marcas de tiempo y separando a los hablantes.

3. Resúmenes, notas y elementos de acción de IA : la transcripción se convierte en datos que puedes usar, comoresúmenes , puntos clave, elementos de acción y notas estructuradas.

4. Organización y almacenamiento : las notas y grabaciones se guardan en una biblioteca con capacidad de búsqueda (generalmente en un almacenamiento seguro en la nube), lo que facilita encontrar conversaciones pasadas o momentos específicos.

5. Revisar y reutilizar : los usuarios pueden buscar, exportar, compartir o hacer preguntas sobre sus notas sin tener que reproducir el audio original.

¿Cuáles son los diferentes tipos de tomadores de notas de IA?

Los tomadores de notas con inteligencia artificial se dividen en cuatro categorías: dispositivos físicos para tomar notas, tomadores de notas de software, tomadores de notas portátiles y tomadores de notas mini u ocultos.

Vamos a explicar un poco más cada uno para que tengas una mejor idea de cómo funcionan:

Tomadores de notas físicos

Los dispositivos físicos para tomar notas con inteligencia artificial son grabadoras independientes que brindan audio de calidad profesional sin necesidad de contar con equipos de nivel de estudio.

Son perfectos para conversaciones en persona y funcionan de maravilla sin conexión, así que no tendrás que preocuparte por el wifi ni por si tu teléfono tiene suficiente almacenamiento. La calidad de audio es superior a la que obtendrías del micrófono de tu teléfono, gracias a micrófonos de calidad profesional y configuraciones de micrófono dual que captan las voces con claridad, incluso en habitaciones ruidosas. No nos gusta presumir, pero nuestro dispositivo para tomar notas con IA incluye cuatro micrófonos MEMS.

Los recomendamos para entrevistar a alguien, reuniones o grabar conferencias.

Dispositivos como nuestro Plaud Note son sencillos. Solo tienes que pulsar el botón de grabar, colocarlo y listo.

Tomadores de notas portátiles

Los tomadores de notas portátiles son muy populares entre los trabajadores de la salud y otras personas que están de pie todo el día.

Te permiten tener las manos libres mientras grabas cada palabra, lo que marca una gran diferencia cuando tienes que hacer malabarismos con varias tareas. Puedes sujetarlos a la camisa, usarlos como colgante o sujetarlos al cuello... nadie notará que estás grabando.

Esto los hace perfectos para médicos que realizan rondas, enfermeras que documentan las interacciones con los pacientes o cualquiera que necesite capturar información sobre la marcha. También son ideales para entrevistas, conferencias y esas conversaciones espontáneas que ocurren a lo largo del día cuando sacar el teléfono sería incómodo o incómodo. Simplemente póntelo, pulsa el botón de grabar una vez por la mañana y déjalo funcionar todo el día sin pensarlo.

Tomadores de notas de software

A continuación: soluciones de software que se integran perfectamente con las reuniones virtuales.

Estas son las herramientas que se conectan directamente a Zoom, Teams, Google Meet y otras plataformas que probablemente ya estés usando para trabajar.

Lectura adicional: consulte nuestra revisión de los mejores tomadores de notas de IA para Zoom .

La gran ventaja es la transcripción en tiempo real. Recibes resúmenes y notas de IA generados automáticamente mientras la reunión está en curso, para que puedas concentrarte en la conversación en lugar de escribir frenéticamente.

Si pasas la mayor parte del día haciendo videollamadas, esta es sin duda la mejor opción. La desventaja es que necesitas una buena conexión a internet para que todo funcione, y la mayoría de estas herramientas tienen límites de tiempo o uso, a menos que pagues planes premium.

Tampoco producen el mismo nivel de calidad de audio, porque estás usando el audio de tu computadora en lugar de un micrófono.

Tomadores de notas secretos

Los tomadores de notas secretos son dispositivos diseñados para realizar grabaciones discretas y discretas cuando no desea que las personas sepan que están siendo grabadas.

Pero te aconsejamos que tengas mucho cuidado con estos.

Consulte siempre las leyes locales, porque grabar a alguien sin su consentimiento es ilegal en la mayoría de las jurisdicciones.

En estados como California, Florida e Illinois, se necesita el permiso de todos para grabar, y violar esa ley puede dar lugar a multas graves o incluso cargos penales.

Estos dispositivos suelen ser pequeños y fáciles de ocultar. Pueden parecer bolígrafos, llaveros u otros objetos cotidianos.

Pero que puedas grabar en secreto no significa que debas hacerlo. Incluso en estados con consentimiento unipartidista, hay situaciones en las que la grabación secreta es inapropiada, como en lugares donde la gente espera privacidad. Si estás considerando esta opción, consulta primero con un abogado. No vale la pena el problema legal.

Ya que estamos en el tema, vayamos a los aspectos legales.

¿Son legales los tomadores de notas con inteligencia artificial?

Sí, es legal usar anotadores de IA, pero depende de qué ( o a quién ) grabes. Si los usas para actividades ilegales ( como grabar a alguien en secreto ), podrías tener problemas legales.

La cuestión principal es el consentimiento.

Las leyes de grabación varían según la región. Algunos estados tienen leyes de consentimiento unipartidista, lo que significa que solo una persona en la conversación necesita saber que se está grabando ( y esa persona puede ser usted ). Otras regiones requieren el consentimiento de todas las partes ( todos deben estar de acuerdo con la grabación antes de pulsar "grabar" ).

Lea más sobre las leyes de grabación en las jurisdicciones de EE. UU. aquí

Muchos países fuera de EE. UU. siguen reglas similares.

Las reuniones en línea suelen aclarar esto. Plataformas como Zoom o Google Meet suelen mostrar indicadores o notificaciones de grabación, lo que ayuda a establecer el consentimiento. Las grabaciones presenciales y telefónicas requieren mayor cuidado, especialmente en entornos profesionales.

También hay que tener en cuenta las normas de privacidad y datos. Si las grabaciones incluyen información sensible, como detalles médicos, conversaciones legales o datos personales, se deberá obtener un consentimiento explícito, incluso en estados con un solo partido político.

¿Cuál es el mejor tomador de notas con inteligencia artificial?

No existe un único anotador de IA ideal para todos. La elección correcta depende de cómo grabes las conversaciones, dónde ocurren y qué quieres hacer con las notas posteriormente.

Si asiste a reuniones tanto en línea como presenciales , probablemente le convenga elegir una grabadora de voz física compatible con todo tipo de entornos. Si se reúne principalmente en línea, una opción basada únicamente en software podría ser más conveniente.

Estas son algunas de las herramientas para tomar notas con inteligencia artificial más populares:

• Plaud : Somos la marca líder mundial en toma de notas. Plaud es un sistema de toma de notas con IA basado en hardware, diseñado para reuniones presenciales, llamadas telefónicas y grabaciones sin conexión. Transcribe automáticamente el audio y genera notas estructuradas tras la sincronización.

• Fathom : un tomador de notas personal gratuito para reuniones de Zoom que graba, transcribe y resume las llamadas en tiempo real.

• Fireflies : Un bot de reuniones que se une a las llamadas en línea para capturar transcripciones, resúmenes y notas con función de búsqueda en diferentes plataformas. Diseñado para equipos grandes que se reúnen con frecuencia.

• Otter : Otra herramienta basada en bot, Otter es un tomador de notas personal económico para reuniones en línea. y notas en tiempo real.

• Tactiq : una extensión del navegador basada en Chrome que captura transcripciones de reuniones en vivo, principalmente para Google Meet y Zoom.

• Bluedot : Bluedot es un organizador y resumidor de reuniones creado para revisión asincrónica, captura de video y colaboración en equipo.

• Granola : Si aún tomas notas manuales, Granola las mejora con IA (nota: no graba audio).

• Jamie : Este asistente de reuniones con inteligencia artificial genera notas estructuradas y elementos de acción a partir de conversaciones grabadas.

Para ver nuestra revisión completa de los mejores tomadores de notas con inteligencia artificial , lea nuestra clasificación aquí.

¿Qué pueden hacer los tomadores de notas con IA?

Una forma muy sencilla de explicar cómo los anotadores de IA graban audio, lo transcriben y generan notas automáticamente. Hoy en día, pueden hacer mucho más que eso. Estas son algunas de las cosas que los anotadores de IA pueden hacer para ahorrar tiempo y mejorar la productividad:

• Grabar conversaciones : Al igual que las grabadoras tradicionales, la mayoría de los anotadores con IA capturan archivos de audio y los guardan para su posterior revisión. Consulta nuestra guía sobre cómo grabar una conversación para obtener más información.

• Generar transcripciones de IA : las herramientas de IA convierten el habla en texto con marcas de tiempo y etiquetas de oradores.

• Generar resúmenes y notas de IA : crean resúmenes fáciles de leer y notas detalladas que resaltan puntos clave, decisiones y resultados.

• Personalice notas y resúmenes : las herramientas avanzadas incluyen bibliotecas de plantillas y le permiten personalizar su resultado en función de sus necesidades, regulaciones de cumplimiento, marca, etc.

• Extraer elementos de acción : la IA puede identificar automáticamente las tareas más importantes, los seguimientos y los próximos pasos mencionados durante la conversación.

• Cree notas que se puedan buscar : sus notas y transcripciones deberían convertirse en una base de datos que se pueda buscar y que pueda usar para obtener rápidamente información de reuniones pasadas.

• Admite varios idiomas: la compatibilidad multilingüe significa que puedes transcribir conversaciones en diferentes idiomas (la cantidad de idiomas varía entre herramientas).

• Integrar con otras herramientas : puedes exportar notas directamente o compartirlas a través de otras herramientas que uses, como Slack, Google Workspace y Notion.

Casos de uso para tomadores de notas y resumidores

Millones de personas en todo el mundo utilizan anotadores con IA por innumerables motivos personales y profesionales. Estos son algunos de los usos más comunes.

Reuniones físicas

Es difícil tomar notas durante las reuniones presenciales y, al mismo tiempo, mantener la atención ( y respetar al orador ). Las herramientas de IA para tomar notas pueden grabar estas conversaciones con claridad y ayudarte a concentrarte en el momento. Incluso en reuniones con varios oradores, pueden grabar conversaciones, identificarlos y generar resúmenes.

Reuniones en línea

Muchos programas de toma de notas con IA ayudan a tomar notas durante las llamadas de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Suelen unirse automáticamente como bots o ejecutarse en segundo plano. Si necesitas transcripción y notas en tiempo real, estas herramientas pueden serte útiles. Sin embargo, suelen requerir conexión a internet y tienen límites de tiempo ( incluso en planes de pago ).

Grabación de llamadas telefónicas

Los tomadores de notas físicos con IA, equipados con sensores de Captura de Voz (VPU), pueden grabar llamadas telefónicas sin tener que usar el altavoz. Se utilizan comúnmente para entrevistas, llamadas a clientes o para tomar notas verbales sobre la marcha.

Llamadas de ventas

Los equipos de ventas utilizan tomadores de notas con IA para registrar las transcripciones de las llamadas, identificar objeciones y los próximos pasos, y sincronizar las notas con los CRM. Esto ayuda a reducir el trabajo administrativo manual después de cada llamada.

Cuidado de la salud

En entornos sanitarios , los tomadores de notas con IA se utilizan para el dictado clínico, las conversaciones con pacientes y la documentación. En este contexto, la precisión y la privacidad son más importantes que la velocidad o la comodidad. Los profesionales sanitarios priorizan los tomadores de notas con IA que cumplen con la HIPAA y cuentan con un sólido historial de seguridad de datos. De hecho, el personal sanitario es una de nuestras principales bases de clientes. Médicos, enfermeros y demás personal de apoyo, tanto en hospitales como en consultas privadas, suelen utilizar dispositivos portátiles de IA para tomar notas sin interferir en la vida diaria del paciente.

Trabajo legal

Los profesionales del derecho utilizan sistemas de toma de notas con IA para reuniones con clientes, declaraciones y debates internos. Priorizan las transcripciones con capacidad de búsqueda y la claridad de los registros. La precisión también es fundamental, ya que pequeños errores de IA y un audio confuso pueden generar graves problemas en los casos.

Educación

Los estudiantes usan anotadores con IA para grabar clases, generar apuntes y revisar material complejo posteriormente. Esto puede ser útil cuando las clases son rápidas o abarcan temas complejos. Las grabadoras físicas son ideales para los estudiantes, ya que la mayoría asiste a clases combinadas en línea y presenciales.

¿Qué hace que un tomador de notas con IA sea confiable?

Los anotadores fiables ofrecen transcripción precisa, funciones de IA personalizables y almacenamiento seguro. Pero, sobre todo, funcionan cuando los necesitas. No hay nada más molesto que llegar al límite de tiempo de una reunión durante una llamada importante o que tu anotador se estropee por una mala conexión wifi.

La confiabilidad se reduce a unos pocos factores prácticos:

• Alta precisión de transcripción : Una herramienta confiable captura lo que se dijo, incluso con ruido de fondo, hablantes superpuestos o acentos diferentes. Si la transcripción es incorrecta, todo lo que se construye sobre ella también lo es.

• Identificación de oradores : La separación de oradores facilita la lectura de las notas y evita confusiones posteriores. Si su herramienta no puede hacerlo, será inútil en reuniones con varios oradores.

• Resúmenes claros, notas y elementos de acción : las buenas herramientas convierten su texto en datos que puede usar (para que no tenga que buscar en transcripciones y archivos de audio).

• Notas y transcripciones que se pueden buscar : la información que obtenga de las reuniones debe ser fácil de almacenar, recordar y organizar.

• Grabación sin conexión : La mayoría de las funciones de IA solo funcionan en línea. Sin embargo, deberías poder grabar sin conexión (y luego generar transcripciones de IA, etc., cuando tengas conexión).

• Notas y transcripciones editables : ¿Tu reunión incluyó diapositivas o recursos visuales? La mayoría sí. Deberías poder añadirlos manualmente a tus notas de IA.

• Calidad del micrófono : La calidad del micrófono afecta la calidad del audio, lo que a su vez afecta la precisión de la transcripción. Esto significa que si grabas con el micrófono de tu teléfono o portátil, podrías obtener malos resultados incluso con un buen software. Usa un dispositivo físico con varios micrófonos para obtener un audio nítido y una mayor precisión.

• Duración de la batería : Si tienes un dispositivo de grabación físico, no querrás estar conectado a un cargador todos los días. Busca grabadoras con 20-30 horas de grabación continua por carga.

• Almacenamiento : Algunas herramientas ofrecen almacenamiento limitado, lo que significa que tus notas de reuniones de hace más de 3 meses podrían desaparecer. Las herramientas confiables ofrecen almacenamiento ilimitado, para que puedas aprovechar los datos que recopilas a largo plazo.

• Límites de tiempo : Las versiones gratuitas de las herramientas de software suelen limitar las reuniones a 30 minutos. Incluso las versiones de pago tienen un límite de 2 horas. Los dispositivos físicos permiten grabar todo el tiempo que se desee.

• Privacidad y seguridad de datos : La fiabilidad también implica confianza. Las herramientas deben contar con cifrado, controles de acceso y estándares de protección de datos, especialmente cuando las conversaciones incluyen información sensible.

¿Cuáles son los desafíos de utilizar tomadores de notas con inteligencia artificial?

En general, las herramientas de toma de notas con IA simplifican mucho la vida. Sin embargo, puede haber dificultades según la herramienta que uses. Algunas herramientas tienen curvas de aprendizaje que pueden requerir cierta dedicación. Y si no estás acostumbrado a grabar conversaciones, tendrás que asegurarte de que siempre lo hagas legalmente.

Estos son algunos desafíos comunes que aparecen en la mayoría de las herramientas.

• La precisión no está garantizada : La precisión de la transcripción depende de muchos factores, como el ruido de fondo, la calidad del micrófono, la superposición de hablantes y la jerga técnica. Herramientas como Plaud alcanzan una precisión de hasta el 98 %, pero otras tienen una precisión inferior (75-85 %). Incluso las mejores herramientas pueden necesitar una limpieza ligera después de conversaciones complejas.

• Preocupaciones sobre el consentimiento y la privacidad : Grabar conversaciones puede generar dudas legales y éticas. Los usuarios son responsables de obtener el consentimiento y de gestionar correctamente los datos confidenciales. Consulte siempre las leyes de grabación de su estado antes de empezar a grabar.

• Contexto limitado : La IA puede pasar por alto matices, sarcasmo o significados implícitos. Los resúmenes pueden simplificar demasiado las discusiones si el contexto no es claro en el audio.

• Ajustes del flujo de trabajo : Algunas herramientas requieren configuración adicional, exportaciones manuales o pasos posteriores a la reunión. Si no todos están coordinados, esto podría ralentizar el proceso en lugar de ahorrar tiempo.

Cómo elegir el anotador de IA adecuado

La elección del tomador de notas con inteligencia artificial adecuado depende de sus necesidades y del tipo de grabación que realice.

Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta antes de elegir un tomador de notas con inteligencia artificial.

1. Empieza por dónde lo usarás más : ¿Necesitas grabar reuniones en persona, llamadas de Zoom/Meet, llamadas telefónicas o una combinación de ambas? Elige herramientas diseñadas para tus entornos de grabación.

2. Decide qué resultados necesitas : ¿Solo necesitas transcripciones y notas sencillas? ¿O resúmenes detallados y acciones listas para el cumplimiento? Asegúrate de elegir las funciones que necesitas, pero no pagues más por las que no usarás.

3. Preste atención a la precisión de la transcripción : la calidad de toda su producción de IA depende de esto. Si graba en varios entornos, asegúrese de que su herramienta sea compatible con varios hablantes, salas ruidosas y jerga.

4. Comprueba cómo se adapta a tu flujo de trabajo : si tu equipo trabaja en Zoom, Google Meet, Slack o un CRM, elige algo que se exporte o integre de forma limpia ( o dejarás de usarlo ).

5. Confirme la privacidad y los permisos : asegúrese de que admita grabaciones que requieran consentimiento, almacenamiento seguro y los estándares de privacidad que requiere su trabajo.

6. Compara el costo total, no solo el precio de etiqueta : Algunas herramientas tienen costos iniciales más altos, pero a la larga te ahorran mucho. Considera los límites de minutos, los muros de pago para funciones clave, los límites de almacenamiento y si necesitarás una suscripción.
   
   

¿Cómo utilizar un tomador de notas con inteligencia artificial?

Usar un anotador de IA para reuniones es muy fácil. Solo necesitas seguir unos sencillos consejos para empezar.

Para reuniones en línea

La mayoría de los anotadores con IA se integran directamente con plataformas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Simplemente conecta la herramienta a tu plataforma de reuniones e invítala a unirse a la llamada. La IA grabará, transcribirá y generará notas automáticamente en tiempo real. Asegúrate de informar a los participantes que la reunión se está grabando antes de empezar.

Para reuniones en persona

Para conversaciones presenciales, usa un dispositivo de grabación con IA o la app de notas de tu teléfono. Coloca la grabadora en el centro de la mesa, equidistante de todos los oradores, para garantizar una grabación de audio nítida. Pulsa el botón de grabación antes de que comience la reunión y deja que la IA se encargue del resto. Después de la reunión, sincroniza la grabación para procesar la transcripción y generar notas y acciones organizadas.