Cómo usar un tomador de notas con IA para reuniones presenciales

Entonces, tienes un tomador de notas de inteligencia artificial y quieres grabar una reunión en persona.

Excelente.

Esta guía le ayudará.

La forma más sencilla de utilizar un tomador de notas de IA para una reunión cara a cara es seguir este plan de cinco pasos:

1. Elija una plantilla de nota
2. Coloque el tomador de notas entre los parlantes pero fuera del camino ( o sujételo si es un tomador de notas portátil con inteligencia artificial)
3. Registro de prensa
4. Subir las notas a la nube
5. Conviértalos en una base de datos que se pueda buscar y obtenga información útil mediante IA.

Es así de simple, pero hay mucho más que puedes hacer. Los modernos sistemas de toma de notas con IA para reuniones presenciales pueden transcribir, resumir, guardar e incluso analizar cada palabra hablada para encontrar patrones, mostrar elementos clave e incluso identificar a los oradores.

Según una encuesta realizada por Morning Consult para Zoom , el 48 % de los líderes encuestados afirmó dedicar más tiempo del que desea a tomar notas. ¡Nos sorprende que la cifra no sea mayor!

En el resto de esta guía sobre cómo tomar notas en reuniones, cubriremos todo lo que necesitas saber para grabar tu próxima reunión presencial. Incluso compartiremos algunos consejos y nuestras herramientas favoritas para grabar reuniones, como nuestros dispositivos Plaud Note y Plaud NotePin.

Recomendación rápida: Si buscas un grabador de notas con IA para reuniones presenciales, te recomendamos consultar nuestra clasificación de las mejores grabadoras de reuniones con IA . Nuestro equipo probó y analizó los mejores modelos del mercado para crear esta lista, para que sepas qué comprar antes de comprarlo.

Cómo usar un anotador con IA para reuniones presenciales (descripción general)

Puedes utilizar un tomador de notas de IA para una reunión en persona siguiendo estos pasos:

1. En primer lugar, obtenga el consentimiento de todas las partes antes de grabar, independientemente de si se encuentra en un estado de un solo partido o de dos partidos.
2. Coloque la grabadora en el centro de la mesa de reuniones, equidistante de todos los asistentes. Si usa un dispositivo de grabación portátil , esto no aplica.
3. Apunten los micrófonos a los oradores. Si alguien está presentando, apúntenle el micrófono. Algunos dispositivos de grabación de alta gama tienen varios micrófonos (¡ como nuestro Plaud NotePin!) , así que esto no debería ser un problema.
4. Antes de grabar, elija una plantilla. Por ejemplo, nuestros dispositivos incluyen plantillas para notas de progreso, notas de terapia y notas de reuniones. Incluso puede crear su propia plantilla específica para sus reuniones de negocios.
5. Presione grabar.
6. Después, asegúrate de que tu transcripción esté guardada en la nube. Desde allí, puedes compartirla, analizarla y almacenarla como quieras.

Nota : Es importante obtener el consentimiento de todas las partes involucradas en la grabación, especialmente en un estado bipartidista. Consulte las leyes locales sobre grabación antes de iniciar cualquier grabación.

Por supuesto, es necesario conseguir el dispositivo de grabación adecuado para que todo esto funcione.

Hemos descubierto que muchas personas compran dispositivos de grabación de baja calidad que no captan el audio correctamente. O, peor aún, eligen software de IA en línea que no es capaz de grabar reuniones presenciales. Luego, prueban soluciones alternativas como usar Zoom en una mesa o grabar con una aplicación de teléfono. ¡Eso nunca funciona!

Pasemos a algunos conceptos básicos.

¿Qué es un tomador de notas con inteligencia artificial?

Un anotador con IA es un dispositivo que graba el audio de reuniones o conversaciones en persona y lo convierte en texto que se puede leer, buscar y resumir posteriormente mediante el procesamiento del lenguaje natural. Algunos anotadores incluso profundizan más y analizan el texto en busca de opiniones, ideas clave, acciones a tomar y tiempo de intervención del orador.

Aquí hay un poco más de información sobre cómo funcionan estos asistentes de reuniones con inteligencia artificial...

El dispositivo o la aplicación captura audio, lo ejecuta a través de un motor de conversión de voz a texto ( generalmente impulsado por aprendizaje automático ) y genera una transcripción escrita.

Los principales tipos de dispositivos para tomar notas son los siguientes:

• Aplicaciones (Otter.ai, Fireflies) que se ejecutan en su teléfono o computadora
• Grabadoras independientes (Plaud Note, grabadoras de voz Sony) que se colocan sobre la mesa
• Dispositivos portátiles (Plaud NotePin) que se sujetan a la camisa o a la funda del teléfono.

La razón por la que a la gente le encantan tanto estos dispositivos es que escribir notas manualmente durante las reuniones es prácticamente lo peor que puede pasar ( sin exagerar) .

Los tomadores de notas de IA gestionan la documentación automáticamente. Esto significa que puedes participar en la conversación, hacer preguntas y aportar ideas sin preocuparte por olvidar algo importante. Más tarde, puedes buscar temas específicos en la transcripción o simplemente revisar el resumen generado por IA para recordar lo sucedido.

Algunas de las características clave de los tomadores de notas con inteligencia artificial incluyen:

• Transcripción en vivo
• Soporte multilingüe
• Algunos vienen con transcripción ilimitada.
• La capacidad de generar resúmenes estructurados a partir de audio
• Etiquetado de oradores ( por ejemplo, Plaud está diseñado para identificar a diferentes oradores en reuniones, incluso en lugares públicos ruidosos)
• Uso de IA para identificar elementos de acción, realizar un seguimiento de tareas, producir notas generadas por IA y más

Beneficios de usar un dispositivo para tomar notas en persona

Los beneficios de utilizar un dispositivo de toma de notas con inteligencia artificial para reuniones cara a cara van desde una mejor productividad hasta una mayor precisión y beneficios comerciales finales como mayores ventas.

NOTA : Grabar reuniones presenciales es más difícil que las virtuales. En una llamada de Zoom, el audio se transmite por un canal digital limpio. En una sala de conferencias, hay eco, ruido de fondo, personas sentadas a diferentes distancias del micrófono y el teléfono de alguien vibrando sobre la mesa. En estas situaciones, se necesita un dispositivo físico con un micrófono decente y bien colocado.

Cubramos más los beneficios de usar estos dispositivos:

Productividad mejorada

Mejorar la productividad es el principal beneficio que obtienes al usar un anotador de reuniones con IA. En lugar de la tediosa tarea de tomar notas manualmente, tu grabadora de reuniones grabará, transcribirá y resumirá todo por ti. Así, podrás concentrarte en estar presente en la reunión en lugar de estar mirando un papel.

Los tomadores de notas también ayudan de las siguientes maneras:

• Mayor precisión para que realmente puedas hacer las cosas
• Seguimientos fáciles
• Mayor responsabilidad…no más juegos de quién le dijo qué a quién
• Mejor retención de conocimientos

En pocas palabras : quien toma notas hace el trabajo pesado mientras usted se concentra en la reunión.

Organizar y compartir notas de reuniones

Una de las mayores ventajas de los tomadores de notas con inteligencia artificial es que convierten sus reuniones en una base de datos que se puede buscar en lugar de una pila de notas olvidadas.

Puedes buscar semanas o meses de transcripciones de reuniones pasadas o resúmenes de reuniones para encontrar exactamente lo que alguien dijo sobre un tema específico. Ya no tendrás que revisar páginas de notas manuscritas ni intentar recordar en qué reunión se trató el tema del presupuesto. Simplemente escribe una palabra clave y la IA buscará todas las menciones.

La mayoría de los anotadores con IA también permiten etiquetar reuniones por proyecto, cliente o tema. De esta forma, cuando necesites revisar todo lo relacionado con una cuenta específica, lo tendrás todo en un solo lugar.

Consejo profesional : Compartir las notas de las reuniones puede mejorar la rendición de cuentas. Cuando todos reciben una transcripción, es menos probable que se contradigan después o aleguen que nunca acordaron algo.

Transcripciones palabra por palabra

Los tomadores de notas con inteligencia artificial le brindan registros textuales de todo lo que se dice en una reunión , lo que es mucho más confiable que las notas escritas a mano.

Cuando confías en notas manuscritas, estás jugando al teléfono contigo mismo. Oyes algo, lo interpretas, lo resumes mentalmente y escribes una versión abreviada. Para cuando revisas esas notas más tarde, estás leyendo tu interpretación de lo que se dijo en lugar de lo que realmente se dijo.

Con dispositivos de inteligencia artificial como Plaud, se obtiene un registro de audio de lo que se dijo, lo que es muy importante para cuestiones como negociaciones de contratos, discusiones legales o especificaciones técnicas, donde una palabra mal entendida puede causar problemas importantes en el futuro.

Utilice las reuniones como material de formación

Grabar sus reuniones le brinda una biblioteca de ejemplos del mundo real que puede usar para incorporar, capacitar o mejorar las habilidades de su equipo.

En lugar de ejercicios de rol anticuados ( y vergonzosos) , los nuevos empleados pueden escuchar las llamadas de ventas de sus mejores empleados. Escuchan las palabras exactas que cerraron tratos, cómo se manejaron las objeciones y qué preguntas hacen realmente los clientes potenciales. Incluso pueden llevarse el material a casa. y aprender en su propio tiempo.

Esto es especialmente valioso para los equipos de ventas que necesitan capacitar rápidamente a sus nuevos representantes. En lugar de adivinar, pueden ver exactamente qué funcionó y por qué.

Bien, ahora que conoces los beneficios, es hora de que aprendas algunos consejos para usar estos dispositivos para tomar notas en persona.

Consejos para usar tomadores de notas de reuniones con inteligencia artificial

A continuación, nuestro equipo compartirá algunos de nuestros mejores consejos para usar correctamente los anotadores de reuniones con IA. Estos consejos se basan en miles de reuniones grabadas con dispositivos Plaud NotePin y Plaud Note.

Nuestros mejores consejos para tomar notas automatizadas en reuniones en persona son:

• Personaliza tu resultado : elige una plantilla de nota o un formato de resumen antes de empezar a grabar para que la IA sepa qué tipo de resultado necesitas. Es posible que tengas que cambiar el formato de los oradores o las plantillas de notas según el tipo de reunión que estés celebrando.

• Colócalo correctamente : Coloca tu dispositivo de grabación en el centro de la mesa, donde pueda captar la voz de todos los oradores por igual, o sujeta un anotador portátil al cuello si diriges la conversación. Colocar el dispositivo de forma incorrecta podría dañar el audio... pregúntanos cómo lo sabemos ( guiño, guiño) .

• Obtén el consentimiento de todos, independientemente de las leyes : Informa a todos los participantes de la reunión que estás grabando antes de pulsar el botón, incluso si tu estado permite el consentimiento de una sola parte. Las personas agradecen el aviso y genera confianza en lugar de hacerles sentir engañados después.

• Configura la sincronización en la nube : Activa la copia de seguridad automática en la nube para que tus grabaciones se carguen justo después de terminar la reunión. Lo último que quieres es perder notas importantes de la reunión porque tu dispositivo se apagó o se perdió antes de sincronizar.

¿Está permitido grabar reuniones sin permiso?

Puedes grabar reuniones sin permiso , pero eso depende de muchos factores diferentes, incluida la jurisdicción y las expectativas de privacidad.

Esta es una pregunta extremadamente compleja, y la respuesta depende de si usted se encuentra en un estado con consentimiento de un solo partido o de dos partidos.

En los estados con consentimiento unipartidista, solo se necesita el permiso de una persona en la conversación para grabar legalmente, y esa persona puede ser usted. Si participa en la reunión, puede grabar sin avisar a nadie más. Aproximadamente 38 estados aplican leyes de consentimiento unipartidista, incluyendo Nueva York, Texas y la mayor parte del país.

En los estados con consentimiento mutuo ( que en realidad deberían llamarse estados con "consentimiento de todas las partes" ), se necesita el permiso de todos los participantes de la conversación antes de poder grabar. California, Florida, Pensilvania y unos ocho estados más lo exigen. Si una sola persona en la reunión no da su consentimiento, la grabación es ilegal.

Por ejemplo: Estás en Texas (estado unipartidista) y estás grabando una llamada de ventas con un cliente en California (estado bipartidista). Se aplica la ley más estricta, lo que significa que debes seguir la regla de consentimiento bipartidista de California y obtener el permiso de tu cliente antes de grabar.

También existe el concepto de "expectativa de privacidad". Una conversación en una sala de conferencias privada conlleva una mayor expectativa de privacidad que una discusión en una cafetería o un espacio público. Los tribunales han dictaminado que grabar a alguien en un entorno donde razonablemente espera privacidad, incluso en un estado de partido único, puede generar problemas legales.

No somos abogados y esto no constituye asesoramiento legal. Las leyes de grabación varían según el estado, el país y la situación. Siempre consulte las leyes locales o hable con un profesional legal antes de grabar reuniones. En caso de duda, pida permiso a todas las personas presentes.

Otras preocupaciones de seguridad y privacidad

Más allá de las leyes de consentimiento, debe considerar la seguridad de los datos y las regulaciones específicas del sector. En Plaud, nos enorgullecemos del nivel de protección de datos y privacidad que ofrecemos a nuestros clientes. Esto nos ha convertido en la grabadora de voz con IA número 1 y el dispositivo predilecto de 1,5 millones de profesionales en todo el mundo.

Si trabaja en el sector sanitario, también debe tener en cuenta la HIPAA. Registrar la información de los pacientes implica utilizar una herramienta que cumpla con la HIPAA y cuente con los protocolos de cifrado y almacenamiento de datos adecuados. Una aplicación cualquiera que almacene grabaciones en servidores no seguros podría infringir la ley federal y resultar en multas importantes.

Los servicios financieros tienen requisitos similares bajo regulaciones como la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), que exige proteger la información financiera de los clientes. Grabar las reuniones con los clientes significa garantizar que su sistema de toma de notas con IA cumpla con estos estándares de seguridad.

Los mejores tomadores de notas para reuniones presenciales

A continuación, queremos ofrecerte una lista por si buscas un dispositivo para tomar notas para tu próxima reunión. Hay literalmente docenas de modelos para elegir. Basándonos en nuestra experiencia en el sector, aquí tienes los mejores dispositivos para tomar notas para reuniones presenciales en cuanto a precisión, facilidad de uso y precio.

NOTA : Incluimos dispositivos de grabación físicos y aplicaciones de software en esta lista porque existe confusión sobre lo que realmente significa "en persona".

Aplausos

No nos gusta presumir, pero Plaud es la grabadora de voz para reuniones presenciales más popular del mundo, y no se acerca mucho. Más de 1,5 millones de profesionales en todo el mundo usan nuestra herramienta de toma de notas con IA para reuniones, entrevistas y grabaciones diarias.

Plaud viene con la mejor precisión de la industria, batería de larga duración, seguridad hermética y plantillas dedicadas para diferentes casos de uso profesional.

Si buscas en Google la mayoría de las palabras clave sobre toma de notas para reuniones, ¡nos encontrarás! En resumen, somos el asistente de reuniones con IA líder a nivel mundial para reuniones presenciales, grabación de llamadas telefónicas y toma de notas en línea. Punto.

NOTA: Nuestro plan básico es 100 % gratuito e incluye 300 minutos de transcripción. Los planes de pago ofrecen aún más funciones.

Granola

Granola es un tomador de notas híbrido con inteligencia artificial que combina la transcripción automatizada con tus propias notas manuales, lo que lo hace ideal para reuniones en las que deseas tener cierto control sobre lo que se documenta.

Esto funciona bien para reuniones en las que necesitas mantenerte concentrado, pero también quieres capturar puntos específicos. No tienes que escribir frenéticamente intentando anotarlo todo, ni tampoco tienes que estar completamente desconectado. Granola se sincroniza con tu calendario y funciona en Mac y PC.

Nutria

Otter es una de las aplicaciones de transcripción con IA más populares , pero no es ideal para reuniones presenciales . La versión para navegador no puede grabar reuniones en persona, pero la aplicación móvil sí. Aun así, al usar una aplicación para teléfono, la calidad del audio se verá reducida. Se trata simplemente de las limitaciones de la tecnología. No hay nada en contra de Otter.

Es muy fácil de usar. Solo tienes que registrarte y Otter se une a tu llamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams como bot. Después, transcribe todo en tiempo real, identifica a los oradores y genera resúmenes con acciones a tomar. ¿Qué más necesitas para tus reuniones virtuales?

Lea nuestra comparación completa de Plaud vs. Otter aquí .

Luciérnagas

Fireflies es una app de notas con IA muy similar a Otter, diseñada para reuniones en línea y que permite unirse a videollamadas para transcribir y resumir conversaciones. Eso es todo. Se une a tu llamada, la graba y la resume. Incluso crea un breve resumen interactivo a la derecha de tus reuniones para que puedas acceder directamente a ese momento.

Se conecta a las mismas plataformas (Zoom, Teams, Google Meet) y hace básicamente lo mismo: transcripción en tiempo real, identificación del hablante y resúmenes generados por IA.

De nuevo, no es para reuniones presenciales. Es solo una herramienta en línea que funciona en tu navegador. Si tienes reuniones presenciales en línea, es genial.

Puedes leer por qué creemos que Plaud es la mejor alternativa a Fireflies aquí.

Punto azul

Blue Dot se diferencia de Otter y Fireflies porque no usa un bot para unirse a tus reuniones. Simplemente graba directamente a través del audio de tu computadora.

Esto significa que no hay ningún anuncio de "El anotador de Fireflies se ha unido a la reunión" que pueda incomodar a los clientes. Blue Dot simplemente captura todo lo que sucede en tu equipo sin que nadie lo sepa, a menos que se lo digas.

Si realmente estás en apuros, puedes usarlo para reuniones presenciales simplemente encendiéndolo y grabando audio. Pero no lo recomendamos. Es mucho mejor usar un dispositivo de hardware como Plaud.

¿Cómo elegir a alguien que tome notas para una reunión en persona?

Por último, solo queremos incluir algunos criterios que puedes utilizar para ayudarte a seleccionar un tomador de notas de la reunión.

• Caso de uso : ¿Transcribe entrevistas, graba reuniones de juntas, captura conferencias o documenta llamadas de ventas? Cada escenario requiere funciones diferentes. Si graba reuniones presenciales, las herramientas basadas en navegador no serán suficientes.

• Portabilidad : Recomendamos principalmente una grabadora de mano fácil de transportar o dispositivos portátiles que se puedan sujetar al cuerpo. Un dispositivo demasiado voluminoso no será lo suficientemente práctico.

• Requisitos de privacidad : ¿Se trata de información confidencial que requiere cifrado de extremo a extremo y almacenamiento seguro, o se trata de reuniones informales de equipo? Si se trata de negocios, se necesita una solución con certificaciones de cumplimiento de seguridad.

• Reputación : Comprueba la reputación de la empresa. Muchas empresas de IA son simplemente antiguos proyectos de Kickstarter que no dan resultados. Busca a tu alrededor y descubre qué encuentras. ¿Tiene la empresa buenas reseñas, un servicio de atención al cliente fiable y un historial de protección de datos de usuarios?

¿Por qué elegir Plaud como su tomador de notas en persona?

Plaud Note es el mejor dispositivo de hardware para grabar reuniones en persona por varias razones.

Sabemos que somos parciales, pero casi 1,5 millones de profesionales ocupados usan Plaud por su simplicidad, precisión y plantillas de notas prediseñadas que organizan automáticamente sus notas de reuniones y le ahorran horas de trabajo.

Es como tener una grabadora de voz, un asistente de reuniones con inteligencia artificial y una secretaria personal, todo en un solo dispositivo portátil.

Si quieres grabar una reunión en persona con Plaud, todo lo que tienes que hacer es:

1. Sujétalo a tu camisa

2. Registro de prensa

3. Elige una plantilla

4. Sube tu audio

Eso es todo.

Nuestro dispositivo con IA se encarga de todo desde allí. Transcribe la conversación, identifica a los oradores, extrae las acciones a realizar y convierte todo en un documento que se puede buscar y compartir. Incluso puede analizar tus notas con IA. Así de fácil. Simplemente sube tu audio y deja que genere las notas de la reunión.