¿Qué tienen en común un consultor de zonificación, un asesor financiero y un autor de crímenes reales?
Han cimentado sus carreras profesionales en una amplia experiencia, contactos sólidos y la disposición de atender llamadas a cualquier hora. Son emprendedores ambiciosos e independientes que disfrutan de gestionar su negocio a su manera. Además, son conversadores excepcionales. Sus días se componen de llamadas a clientes, negociaciones, consultas y entrevistas consecutivas.
Y realmente necesitan un asistente administrativo.
Dave Williams es las tres cosas. Encontró a su asistente en un dispositivo del tamaño de una tarjeta de crédito.
Un hombre, dos empresas, cero gastos generales
Con sede en Surprise, Arizona, Dave lleva más de 10 años dirigiendo W3 Planning. Se dedica a la diligencia debida de zonificación, donde redacta informes legales detallados para entidades crediticias que evalúan complejos de apartamentos, zonas industriales, residencias de ancianos y otros centros comerciales. Es un trabajo meticuloso y altamente especializado. Un expediente de 5 cm de grosor no es inusual. Tampoco lo es una lista de verificación de cinco páginas con requisitos jurisdiccionales.
Su segundo negocio es la asesoría en gestión patrimonial financiera. Dave trabaja como agente independiente con licencia y ofrece formación, no discursos de venta. Cada sesión con un cliente dura aproximadamente una hora y no sigue ningún guion. Dave entiende que cada cliente es diferente y busca basar sus recomendaciones en las necesidades individuales de cada uno.
Entre los dos negocios, Dave está siempre disponible. No hay horario de 9 a 5. Si un cliente quiere hablar a las 8 p. m., contesta. Eso es lo que lo distingue, y también lo que hace que el área administrativa sea incansable. Cada llamada genera acciones. Cada reunión genera compromisos. Y durante años, Dave lo controlaba todo manualmente.
«Cientos y cientos de notas», dijo. «Todas escritas a mano».
La búsqueda de Dave de un sistema mejor lo llevó a Plaud. Le devolvió a Dave lo que a todo emprendedor individual le falta: tiempo. Menos administración, más horas facturables. El trabajo rutinario se redujo. El negocio, no.
De la conversación al expediente del cliente en minutos
El trabajo de Dave ahora funciona como un reloj: termina la llamada, pulsa "generar", el resumen se elimina, lo mueve a la carpeta de proyecto correcta y descarga una copia de trabajo en su archivo de cliente. Para cuando comienza su siguiente llamada, la anterior está completamente documentada.
"Es parte de mi flujo de trabajo", dijo con una seguridad demostrada. No es un paso que recuerde hacer. Es un paso que notaría si lo olvidara.
Para mantener todo su trabajo organizado, Dave guarda sus conversaciones en carpetas. Cada proyecto tiene su propia carpeta con grabaciones, resúmenes y la documentación que respalda cada decisión tomada. En la gestión patrimonial, cada decisión tiene un registro de cumplimiento: qué se discutió, qué se recomendó y por qué era adecuado para esa persona en ese momento. "No termina cuando marco la casilla", dijo Dave. "Hay mucho más material que debe procesarse entre bastidores". Y Plaud genera ese material en minutos, no en horas.
Para la gestión diaria de tareas, Dave creó una plantilla personalizada que realiza una función específica: clasifica sus notas dictadas por prioridad, asigna estimaciones de tiempo y calcula el total de horas del día. "Puedo decir: 'Hoy nos reuniremos con un cliente para hablar de finanzas, una hora', y el filtro lo coloca en la columna correcta", explicó. La plantilla le proporciona una lista de tareas categorizadas, el total de tiempo por categoría y una estimación diaria completa, que luego introduce en un documento de Word para imprimir. Hay cosas que son mejores con papel y lápiz, como marcar una tarea pendiente.
Para proyectos complejos y a largo plazo, Dave ha creado GPT personalizados, utilizando los resultados de Plaud como materia prima para rastrear la situación y los próximos pasos. Las grabaciones se convierten en el tejido conectivo a lo largo de semanas o meses de trabajo.
En el campo: Uno de los clientes de Dave, especializado en zonificación, tuvo una disputa regulatoria con un funcionario. Dave hizo una sola llamada telefónica, la grabó con Plaud y, en cuestión de minutos, recibió una transcripción y un resumen para respaldarlos. "El simple hecho de poder transcribir algo así al instante y poder enviarlo para proteger a mis clientes", dijo, "fue fantástico". Sin esperar a volver a su escritorio. Sin reconstruir la conversación de memoria. Sin buscar una confirmación apresurada. La llamada en sí misma se convirtió en el registro.
Escribiendo un libro sobre crímenes reales con Plaud
Luego está el libro.
Dave está a medio camino de escribir el relato de un crimen real sobre un asesinato que él mismo resolvió: un caso ocurrido en Scottsdale, en la década de 1960, donde creció. Una joven madre llamada Marion Robinson desapareció. Su cuerpo fue finalmente descubierto en un canal vacío. Todas las pistas apuntaban a una sola persona, pero no había pruebas contundentes. El caso conmovió a la comunidad, atormentó a los detectives y se enfrió.
"Muy Hannibal Lecter al fin y al cabo", así describió el asesinato.
Años después, Dave se involucró en su trabajo. Lo que empezó como investigación se convirtió en algo más absorbente: una investigación profunda de detalles que habían sido enterrados, ocultados o simplemente olvidados. Los informes policiales originales estaban escritos a mano, tenían décadas de antigüedad y eran imposibles de digitalizar por medios convencionales. Así que Dave los leyó en voz alta en Plaud, creó una plantilla personalizada para el resultado y convirtió tinta sobre papel de la década de 1960 en texto digital estructurado y con capacidad de búsqueda.
"Traté de ser lo más creativo que pude con ello", dijo.
No creamos Plaud pensando específicamente en la investigación de casos sin resolver. Pero sí lo diseñamos para ayudar a las personas a registrar, procesar y documentar el contexto del mundo real y convertirlo en datos útiles que impulsen el trabajo basado en el conocimiento.
La lista de tareas diarias que se escribe sola en el coche
La mayoría de las personas no piensan mejor en un escritorio. Dave, sin duda, no. En su viaje matutino, pulsa Grabar y repasa el día: prioridades, estimaciones de tiempo, a quién llamar, qué seguimiento dar. Siete minutos, y todo queda grabado.
“Tomo las notas de Plaud, las paso a Word, ajusto el formato y las imprimo”, explicó. Desde una nota de voz en el coche hasta una lista de tareas categorizadas y con tiempo estimado en su escritorio, todas las mañanas, antes de su primera llamada.
"Así es como funciona mi mente", dijo. "Va por todas partes". Plaud no le pide que reduzca el ritmo ni que piense de forma lineal. Captura su forma de trabajar y se la devuelve de una forma que puede usar.
Tiempo y espacio mental: el simple retorno de la inversión
Cuando le preguntaron qué había cambiado realmente Plaud para él, Dave no dudó: "Es el ahorro de tiempo. Es la carga mental. Y es realmente ser mi asistente de inteligencia artificial".
Para alguien que gestiona dos negocios con clientes, el cálculo es sencillo. Cada minuto que Plaud ahorra en documentación es un minuto que puede dedicar a trabajo facturable. Cada llamada que no tiene que reconstruir de memoria es un cliente al que atendió más rápido.
"Este es mi asistente administrativo", dijo. "Es quien toma mis notas, me da mi lista de tareas, las tareas y la gestión. Todo eso".
La mayoría de los días, el Plaud Note Pro de Dave vive en la parte trasera de su teléfono, siempre listo cuando él lo necesita. Cuando la situación requiere algo más discreto o manos libres, se engancha el NotePin a la solapa y lo deja funcionar. Todavía tiene una agenda de papel y anota cosas a mano, pero el trabajo pesado que antes le llevaba horas ahora le toma minutos. Y su negocio sigue funcionando como él lo ha construido: de forma independiente, eficiente y a su manera.
Obtenga más información sobre el trabajo de Dave en w3planning.org y siga su próximo libro sobre crímenes reales en boundbysecrets.com .
