Las actas de reunión son el registro oficial de quién dijo y qué hizo durante una reunión. Esto incluye todo, desde la toma de decisiones hasta los detalles de la reunión y los anuncios de la empresa.
Suena fácil, ¿verdad?
Te sorprenderías.
Es por eso que nuestro equipo aquí en Plaud va a compartir contigo nuestra guía detallada sobre cómo redactar actas de reuniones , incluidas plantillas y ejemplos que puedes usar en tu próxima reunión.
Solo queremos advertirle que las reuniones mal gestionadas cuestan a las empresas más de 37 mil millones de dólares al año, según Business Insider. Necesitas aprender a redactar actas de reuniones correctamente .
Esta guía cubre todo lo que necesita saber para tomar notas efectivas en su próxima reunión. Incluimos ejemplos de actas de reunión y nuestras plantillas de actas de reunión más efectivas para ayudarle a comenzar. Además, le explicaremos cómo las herramientas basadas en IA, como La grabadora de voz Plaud Note AI te hace la vida mucho más fácil al hacer aproximadamente la mitad del trabajo por ti.
¿Listos? ¡Comencemos!
¿Qué son las actas de reuniones?
Las actas de reunión son un registro escrito formal de las decisiones, discusiones y tareas tomadas durante una reunión. Considéralas como un resumen de la reunión que garantiza la coordinación del equipo. Las actas son oficiales y se pueden compartir, a diferencia de las notas informales de las reuniones, que pueden ser desorganizadas y personales.
Los componentes clave de unas actas de reuniones eficaces incluyen:
- La hora de inicio ( cuando se convocó la reunión) y cuando se levantó la reunión
- Detalles de la reunión (por ejemplo, fecha de la reunión, hora, ubicación, asistentes)
- Puntos del orden del día y debate
- Decisiones y votaciones
- Elementos de acción con propietarios, tareas asignadas y fechas de vencimiento
- Anuncios o actualizaciones importantes
- La próxima fecha de reunión ( fecha y hora)
Tenga en cuenta que las actas de una reunión no son lo mismo que una transcripción de una reunión.
Las transcripciones registran cada palabra de una reunión, mientras que las actas registran los puntos clave que los participantes deben recordar y tomar medidas. Se utilizan para registros legales, el seguimiento de la rendición de cuentas y como medio de comunicación para quienes no pudieron asistir.
¿Qué debe incluirse al redactar las actas de una reunión?
En general, las actas de las reuniones deben incluir decisiones clave, acciones asignadas y puntos importantes de discusión. Sin embargo, el nivel de detalle depende de varios factores, como a quién van dirigidas ( p. ej., un compañero ausente o todos los miembros de la junta ) y el propósito de la reunión ( p. ej., planificar la fiesta de Navidad o revisar un informe financiero ).
La forma de redactar las actas de las reuniones también puede depender de si servirán como documentación, referencia o registros de cumplimiento.
Esto es lo que debe incluirse en un acta de reunión efectiva:
- Fecha, hora y asistentes : estos detalles clave son importantes para la rendición de cuentas.
- Propósito de la reunión : ¿Cuál es el objetivo? Esto proporciona el contexto que los lectores necesitan para comprender el resumen.
- Puntos del orden del día : Divida las actas en secciones que coincidan con el orden del día. El objetivo es maximizar la legibilidad y la rapidez de recuperación.
- Discusiones clave : Es fundamental capturar los puntos clave, pero no pierda tiempo capturando cada palabra. Aquí tiene un ejemplo de un buen detalle: "El equipo discutió las preocupaciones sobre el presupuesto de marketing. La decisión se pospone hasta el segundo trimestre".
- Decisiones tomadas : Resalte estas decisiones en negrita si puede. Los auditores, abogados y altos cargos se preocupan más por las decisiones que por cualquier otra cosa. Asegúrese de que sean fáciles de identificar.
- Acciones : ¿Quién hará qué y para cuándo? Escríbelo claramente: «Juan, finaliza el contrato con el proveedor antes del 15 de marzo».
- Seguimiento : El último paso es registrar los problemas sin resolver. Así, no se pierden en el lío.
Las actas de reuniones deben excluir :
- Conversación textual o discusiones detalladas
- Opiniones personales o tangentes fuera de tema
- Información confidencial (excepto la específicamente autorizada)
- Puntos repetitivos o innecesarios
Entendemos que puede ser difícil mantener actas breves, ya que es difícil saber durante la conversación qué será más importante después de la reunión. Por eso resulta útil usar una herramienta de toma de notas asistida por IA.
Estas herramientas escuchan toda la reunión y sugieren actas automáticamente. Incluso si una persona responsable las toma manualmente, las herramientas de IA para tomar notas pueden ayudar a detectar cualquier punto importante que se pase por alto.
¿Cómo crear actas de reuniones con IA?
Tomar actas de reuniones con IA es tan fácil como pulsar "grabar" y dejar que una herramienta de IA grabe la reunión. Al finalizar, las herramientas de IA la transcriben y organizan automáticamente en actas concisas que puedes archivar o compartir.
Muchos escépticos afirman que « la IA no puede reemplazar a los expertos humanos» en las reuniones. Si bien reconocemos que es cierto, en realidad, el mayor problema con las actas de las reuniones es el error humano.
Todos sabemos lo fácil que es distraerse durante las reuniones u olvidar puntos importantes. ¿Quién no?
También es común pasar por alto detalles cuando las personas hablan al mismo tiempo o hablan demasiado rápido.
Esa es la belleza de la IA: resuelve estos problemas. No te reemplaza ( y probablemente nunca lo hará) . Está ahí para complementar tus fortalezas y compensar pequeños errores humanos.
Las actas de mi equipo se volvieron mucho más fáciles de seguir cuando empezamos a usar Plaud Note, un anotador con IA . Plaud Note es un dispositivo de grabación físico con inteligencia artificial. Transcribe y resume las reuniones al instante e incluso reconoce quién habla. Plaud te ahorrará horas cada semana y evitará que te pierdas ni un solo detalle.
Lectura adicional: Obtenga más información sobre cómo automatizar sus notas con IA en esta guía detallada.
Así es como nuestros clientes utilizan Plaud Note para mejorar las actas de cada reunión:
1. Prepárese para una reunión productiva
Antes de abrir Plaud Note, establece una agenda específica y anota los detalles de la próxima reunión ( quién asistirá, fecha, hora y propósito ). La IA no tiene este contexto, así que es útil anotarlo manualmente y añadirlo a tu IA minutos después.
Lectura adicional: consulte nuestra guía completa sobre cómo programar y ejecutar reuniones grupales efectivas para conocer algunos consejos y herramientas para reuniones de equipo más productivas.
2. Captura todo con notas de aplauso
Durante la reunión, deja que Plaud Note se encargue del trabajo pesado. Registra cada palabra, así que no tienes que estresarte ni anotar los detalles. Piénsalo como si fuera tu secretaria o taquígrafa personal. Lo anota todo para que puedas dedicarte a tareas más importantes.
3. Extraer información clave
Este es el valor número 1 de la inteligencia artificial para la mayoría de nuestros clientes.
Tras la reunión, Plaud Note crea una transcripción y unresumen con IA . Incluso puede comprender los matices y destacar a los ponentes e ideas individuales. Por lo tanto, puede esperar que sus notas de reunión con IA de Plaud contengan información general desglosada en categorías para facilitar su lectura. Por ejemplo, en una reunión reciente, Plaud AI organizó automáticamente nuestras actas en resumen de la agenda , resultados y plazos revisados. Lo entendió todo sin que tuviéramos que hacer nada.
Antes me llevaba una hora preparar actas como esta. Ahora, me lleva cinco minutos.
4. Aprovecha tus minutos y da seguimiento
Una vez que tengas las notas de tus reuniones con Plaud AI, puedes compartirlas directamente a través de la app de Plaud. También puedes integrar tus herramientas ( Drive, Notion, etc. ) con Plaud para almacenar, organizar y acceder automáticamente a tus actas donde tu equipo ya trabaja. Plaud Note funciona rápido, por lo que podrás tener hermosas notas de reunión listas para compartir en la próxima reunión de la junta en cuestión de minutos.
Lectura adicional: Nuestra grabadora de voz con IA puede hacer mucho más que simplemente grabar y transcribir. Consulta esta guía para saber más sobre lo que Plaud AI puede hacer por tus reuniones.
Plantillas de actas de reuniones
Queremos compartir con usted algunas plantillas de actas de reuniones probadas y comprobadas para ayudarle a mejorar sus habilidades para tomar actas.
No se deben tomar todos los tipos de actas de la misma manera. Usar un estilo formal y centrado en el cumplimiento para una reunión informal de equipo es una pérdida de tiempo y esfuerzo.
A continuación se muestran algunas de las plantillas de actas de reuniones de alto rendimiento que nuestra empresa utiliza internamente para mantener las actas enfocadas y procesables.
Plantilla de reunión de proyecto
Nuestra plantilla estándar para actas de reuniones de proyecto es la referencia en nuestra industria. Está diseñada para reuniones de actualización del estado del proyecto. Permite centrarse en el seguimiento del progreso y la identificación de obstáculos, ayudando a los equipos a mantenerse alineados con los hitos, los riesgos y los próximos pasos.
Tipo de reunión: Actualización del estado del proyecto
Propósito: Realizar un seguimiento del progreso, identificar obstáculos y resolver soluciones.
Estructura de la plantilla:
[Nombre y fase del proyecto]
[Miembros y roles]
[Resumen de actualización de estado]
[Informe de hitos]
[Evaluación de riesgos]
[Asignación de recursos]
[Pasos futuros y cronogramas]
Plantilla de reunión de lanzamiento
Nuestra plantilla de reunión de inicio es para reuniones de inicio de proyectos donde el objetivo es alinear al equipo, aclarar los objetivos y delinear el alcance del proyecto.
Usar una de estas plantillas garantiza que todos conozcan el qué, el porqué y el cómo del proyecto antes de comenzar. Además, ayuda a reducir la corrupción del alcance, establece expectativas y alinea a todos los involucrados con los objetivos del proyecto.
Que lo cumplan o no es asunto tuyo.
Tipo de reunión: Iniciación del proyecto
Propósito: Orientar al equipo, definir objetivos, definir alcance.
Estructura de la plantilla:
[Descripción general y propósito del proyecto]
[Presentación y función de los miembros del equipo]
[Alcance y resultados]
[Cronología y hitos clave]
[Directrices de comunicación]
[Criterios de éxito]
[Elementos de acción para los primeros pasos]
Plantilla de reunión de pie
Sabemos lo mucho que a todos ustedes les encantan las reuniones diarias (¡ es broma!) .
Esta plantilla es para el seguimiento regular del progreso. Es una plantilla para notas de reuniones con acciones que ayudan a los equipos a mantenerse alineados y a abordar obstáculos rápidamente. Está diseñada para destacar logros, evaluar prioridades y determinar áreas que requieren apoyo.
Tipo de reunión: Registro diario/semanal
Objetivo: Alinear el trabajo en equipo, determinar los bloqueadores
Estructura de la plantilla:
[Logros del último periodo]
[Prioridades y áreas de enfoque ahora]
[Bloqueadores y solicitudes de ayuda]
[Dependencias entre equipos]
[Anuncios rápidos]
[Programando próximo check-in]
Plantilla de actas de reuniones de la junta directiva
Las reuniones de la junta directiva requieren actas claras, concisas y objetivas debido a su importancia. Los auditores tienen derecho a consultar las actas de la junta directiva, y son obligatorias en muchas jurisdicciones del mundo.
Nuestras plantillas de notas de reuniones mantienen sus actas coherentes y legibles. Además, facilitan la búsqueda de notas de reuniones anteriores. Si quiere saber qué discutieron el vicepresidente y la junta el mes pasado, simplemente búsquelo y lo encontrará al instante. Puede que conozca su negocio mejor que nadie, pero su cerebro no tiene la capacidad de procesamiento de nuestra inteligencia artificial para tomar notas.
Aquí tienes una plantilla rápida que puedes usar para las reuniones de la junta si aún no tienes un dispositivo para tomar notas:
Reunión de la Junta Directiva de [Nombre de la Organización]
Fecha:
Tiempo:
Ubicación:
Asistentes:
Ausente:
Llamar al orden
Aprobación de Actas Anteriores
Informe financiero
Asuntos antiguos
Nuevos negocios
Elementos de acción
Próxima reunión
Aplazamiento
Acta preparada por:
Fecha de envío:
La comunidad de plantillas Plaud
¿No encontraste la plantilla que buscabas? La comunidad de plantillas de Plaud es el mejor lugar para encontrar plantillas profesionales para todo tipo de reuniones. Estas plantillas han sido creadas por empresarios, educadores y profesionales líderes de éxito de todo el mundo. Incluso puedes añadir tus propias plantillas para contribuir a la comunidad.
Aquí tienes una función genial que sabemos que te encantará... Con la herramienta de foto a plantilla, puedes convertir cualquier plantilla en una plantilla digital reutilizable simplemente tomando una foto.
Mejores prácticas para las actas de reuniones
Por último, nos gustaría compartir con ustedes algunas prácticas recomendadas para la redacción de actas de reuniones que les ayudarán a mejorar la precisión, la productividad y la eficiencia. Aprender a redactar un resumen de reunión correctamente les reportará grandes beneficios en el futuro. Aquí les presentamos algunas prácticas recomendadas para incorporar en cada reunión.
- Establece una agenda : Siempre establece una agenda clara. Esto significa que todos llegan sin un contexto ni expectativas claras. Créenos, sin expectativas claras, terminarás con minutos dispersos ( que nadie revisará ) y horas de tiempo perdido.
- Limita la multitarea delegando : Los humanos somos terribles con la multitarea ( aunque nos creamos muy buenos) . Asegúrate de que una persona se encargue de las actas para que el resto pueda participar activamente en la reunión. Mejor aún, usa un anotador con IA para que todos puedan dedicar el 100 % de su atención a la reunión.
- Toma descansos : Si diriges la reunión, recuerda que tomar notas puede ser agotador. Toma descansos cortos para que quien las tome pueda ponerse al día y recargar energías.
- Resumir los puntos clave : Concéntrese en captar la esencia del asunto en lugar de cada palabra. Los puntos clave incluyen: acuerdos, decisiones, cambios, plazos, objetivos o cualquier aspecto que afecte el trabajo futuro .
- Registrar las acciones a tomar : Las acciones a tomar son decisiones que determinan qué deben hacer las personas después de la reunión. Asegúrese de incluir quién es responsable de cada tarea .
- Compartir y confirmar : Una vez finalizada la reunión, comparta las actas con todos los participantes y obtenga confirmación de recepción. Con el paso de los años, hemos comprobado que el personal que revisa las actas de las reuniones tiene mayor probabilidad de dar seguimiento a las mismas .
Llevar actas correctamente es solo una parte de tener reuniones más productivas. Pero es una parte importante. Unas buenas actas les indican a los empleados que se les escucha ( y se les exige responsabilidad ).
Conclusión
Aprender a redactar actas de reuniones puede ahorrarle a su empresa cientos de horas y miles de dólares al año. Lo sabemos, porque usamos... Plaud Note . Plaud Note graba todas nuestras reuniones, sin importar dónde se celebren: en línea, en persona o por teléfono. Y sus herramientas de resumen con IA transforman cada reunión en actas concisas y fáciles de leer. Plaud es la forma más sencilla de redactar actas que se adapten a tu negocio. Eso es todo por hoy. Se levanta la sesión.
Preguntas frecuentes
¿Las actas de reuniones requieren aprobación?
Sí. En las reuniones formales, es importante que las actas se aprueben y firmen en la siguiente reunión. Esta es una medida de control de calidad para evitar errores en las actas.
¿Cuál es el propósito de las actas de reuniones?
Las actas de reunión proporcionan un registro oficial de los puntos clave de una reunión, lo que permite a todos rendir cuentas y mantener los planes según lo previsto. Registran decisiones, asignaciones, acuerdos, objetivos y más. Se pueden usar para el informe del tesorero, para conocer lo que revisó la junta en la última reunión de la junta directiva o para otras tareas empresariales. Por ejemplo, para proporcionar información esencial de un vistazo o para proporcionar más detalles sobre la lógica detrás de las decisiones empresariales. Incluso se pueden usar para ver quién estuvo presente o quién aprobó cada decisión.
¿Por qué se llaman actas de reunión?
El término "minutos" proviene del latín minuta scriptura, o "pequeñas notas".
¿Quién debe redactar las actas de la reunión?
Normalmente, el organizador de la reunión, el secretario o el anotador asignado registra las actas. Hoy en día, se utilizan herramientas modernas como los anotadores con IA para transcribir y resumir las reuniones, lo que permite que las personas participen en la discusión. Si se trata de una organización pequeña, preparar actas de reuniones eficaces puede ser difícil. La IA se encarga de gran parte del trabajo pesado y nivela las condiciones.
