Las notas de entrevista son el registro escrito de lo que dijo un candidato y cómo se desempeñó en relación con los requisitos del puesto. Las buenas notas convierten una corazonada en evidencia que puede comparar entre candidatos, defender si se cuestiona una decisión y entregar al siguiente entrevistador sin perder detalles.
La mayoría de los entrevistadores escriben muy poco, muy tarde o sin ninguna estructura. Esa brecha aparece semanas después, cuando dos candidatos se confunden y el informe se basa en la memoria en lugar de lo que sucedió en la sala.
Por qué son importantes las notas de la entrevista
Un proceso de entrevista estandarizado, respaldado por notas estructuradas, brinda a cada entrevistador los mismos criterios de evaluación y el mismo formato para registrar las respuestas. Una investigación de Brandon Hall Group y Glassdoor encontró que las organizaciones sin un proceso de entrevista estandarizado tienen muchas más probabilidades de terminar con una mala contratación que las organizaciones que sí lo tienen. La Society for Human Resource Management señala que una sola mala contratación, una vez que se suman la contratación, la incorporación, la pérdida de productividad y la interrupción del equipo, puede costar bien más de seis cifras.
Las notas también protegen la equidad. Cuando cada entrevistador califica las mismas preguntas y anota ejemplos específicos en lugar de impresiones vagas, es más fácil demostrar que una decisión de contratación se basó en criterios relacionados con el trabajo en lugar de una corazonada o un sesgo.
Lo que dice la ley sobre las notas de la entrevista
Responda esto antes de preocuparse por el formato: en los Estados Unidos, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo exige a los empleadores cubiertos que conserven los registros de personal y empleo, incluidas las notas de entrevista, durante al menos un año a partir de la fecha en que se realizó el registro o se tomó la decisión de empleo relacionada. Esto se aplica si el candidato fue contratado o no. Si se presenta una queja por discriminación, debe conservar los registros relacionados con esa queja hasta que el caso se resuelva por completo, incluso si eso lleva años.
De esto se derivan algunas reglas prácticas:
- Guarde las notas de la entrevista en un lugar donde no se eliminen accidentalmente con el perfil de un candidato, ya que el deber de retención sobrevive a la mayoría de las configuraciones de purga automática del ATS.
- Escriba sobre el comportamiento y las calificaciones, no sobre la apariencia, la edad, el estado familiar o cualquier cosa no relacionada con el trabajo. Las notas son descubribles, y un comentario suelto puede socavar una decisión que de otro modo sería sólida.
- Mantenga el mismo formato de notas para cada candidato entrevistado para un puesto. La coherencia es lo que le permite demostrar que el proceso fue justo.
- Si graba el audio o el video de la entrevista, informe primero al candidato. Si lo exige la ley, obtenga el consentimiento de todos los participantes en la llamada y siga las reglas de su estado o país.
Cómo tomar notas de la entrevista durante la misma
Las buenas notas provienen de un método consistente, no de escribir más rápido.
- Prepare el cuadro de mando antes de que se una el candidato. Enumere las dos o tres preguntas que hará para cada competencia, con espacio para anotar la respuesta y una calificación.
- Utilice el marco STAR para estructurar lo que escribe. Para las preguntas de comportamiento, anote la Situación, la Tarea, la Acción que tomó el candidato y el Resultado. Esto mantiene las notas comparables entre candidatos, incluso cuando las historias son diferentes.
- Escriba en taquigrafía. Los fragmentos y las abreviaturas están bien siempre que pueda leerlos una hora después. Las oraciones completas lo ralentizan y desvían su atención del candidato.
- Califique inmediatamente después de cada respuesta, no al final. Esperar hasta que termine la entrevista significa que su calificación de la primera respuesta se verá influenciada por todo lo que vino después.
- Termine sus notas dentro de los 30 minutos posteriores a la finalización de la entrevista. La memoria se desvanece rápidamente. Convierta la taquigrafía en unas pocas oraciones completas mientras la conversación aún está fresca, antes de pasar a la siguiente llamada.
Plantillas y ejemplos de notas de entrevista
Los diferentes formatos de entrevista requieren diferentes estructuras de notas. Elija la que coincida con su etapa de contratación.
Plantilla de selección (llamadas telefónicas o de primera ronda): nombre del candidato, puesto, fecha, entrevistador. Campos para años de experiencia relevante, habilidades clave confirmadas, salario y disponibilidad, y un campo abierto para la impresión general y cualquier señal de alerta.
Plantilla de comportamiento o STAR (puestos de nivel medio a senior): una fila por competencia evaluada. Cada fila tiene la pregunta formulada, una nota sobre la Situación y la Tarea, una nota sobre la Acción y el Resultado, y una calificación del 1 al 5 con una breve justificación de la puntuación.
Plantilla de panel o calibración (rondas finales, varios entrevistadores): la misma rúbrica compartida entre todos los entrevistadores, cada competencia calificada en una escala definida con un ancla escrita de cómo se ve un 3 frente a un 5. Compartir una rúbrica antes del informe es lo que evita que un panel discuta opiniones en lugar de pruebas.
Cualquiera que sea la plantilla que utilice, constrúyala antes de la entrevista, no durante ella. Una página en blanco en medio de una conversación es la forma en que las notas se convierten en un caos.
Errores comunes que debilitan las notas de la entrevista
Algunos patrones aparecen una y otra vez en las notas de entrevista débiles, y cada uno es fácil de corregir una vez que se detecta.
- Escribir veredictos en lugar de pruebas. "Buen comunicador" no le dice nada al siguiente lector. "Explicó un cambio de precios complejo a un cliente no técnico en dos oraciones" les dice lo que sucedió.
- Notas diferentes para diferentes candidatos. Si un candidato obtiene tres párrafos y otro una línea, la comparación no es justa y no se mantendrá si alguna vez se cuestiona una decisión de contratación.
- Registrar el tono en lugar del contenido. Las notas sobre lo nervioso o seguro que parecía alguien dicen más sobre el sesgo del entrevistador que sobre la idoneidad para el puesto. Limítese a lo que el candidato dijo e hizo.
- Perder las notas en la bandeja de entrada de alguien. Las notas de la entrevista deben vivir en algún lugar donde todo el equipo de contratación pueda encontrarlas, no en la carpeta personal de un solo entrevistador que se limpia seis meses después.
- Saltarse la redacción porque la entrevista "salió bien". Una entrevista poco destacable es exactamente el tipo de entrevista que se confunde con otra dos semanas después. Anótela de todos modos.
Qué hacer con las notas de la entrevista después de la entrevista
Las notas solo ayudan si se incluyen en la decisión. Después de cada entrevista, ingrese las notas en un formulario de evaluación compartido o en su sistema de seguimiento de candidatos, utilizando las mismas categorías que usa cada entrevistador. Antes del informe, revise las notas de cada candidato en lugar de confiar en su memoria de cómo se sintió la conversación. Cuando el panel compare candidatos, trabaje primero con las puntuaciones y los ejemplos escritos, y solo entonces discuta las impresiones generales. Este orden evita que la opinión más ruidosa de la sala prevalezca sobre lo que muestran las notas.
Qué buscar en una herramienta de toma de notas con IA
Si escribir durante la entrevista le quita demasiada atención del candidato, un tomador de notas con IA puede encargarse de la transcripción y el trabajo de estructuración. Al comparar opciones, busque:
- Captura en persona, no solo grabación de llamadas. Muchas herramientas solo manejan videollamadas. Las entrevistas en el lugar, las ferias de empleo y las conversaciones sin cita previa necesitan un dispositivo que funcione sin una computadora portátil o un enlace de reunión.
- Etiquetas de orador y transcripciones con capacidad de búsqueda, para que pueda encontrar exactamente lo que dijo un candidato sobre un proyecto específico semanas después.
- Plantillas de resumen que se ajusten a sus criterios de evaluación, en lugar de un resumen genérico de la reunión que le obligue a reescribir el resumen de todos modos.
- Manejo claro de los datos. Pregunte dónde se procesan y almacenan las grabaciones, y si el proveedor tiene certificaciones reconocidas como SOC 2, ISO 27001 o HIPAA si entrevista a candidatos para puestos regulados.
- Una forma visible de obtener el consentimiento del candidato antes de grabar, ya que la divulgación debe realizarse antes de que comience la entrevista, no como una nota a pie de página después.
Cómo Plaud encaja en un flujo de trabajo de toma de notas de entrevista
Para entrevistas estructuradas en la sala, Plaud Note Pro se coloca sobre la mesa y capta las voces claramente en una sala de conferencias, útil para entrevistas de panel donde varias personas hablan desde diferentes distancias. Ejecuta Plaud Intelligence para convertir la grabación en una transcripción y un resumen estructurado, con plantillas de entrevista creadas para capturar las fortalezas, preocupaciones y el ajuste del candidato al puesto.
Ambos dispositivos sincronizan las grabaciones y los resúmenes con la aplicación Plaud, la web de Plaud y el escritorio de Plaud, para que un equipo de contratación pueda revisar una transcripción juntos en lugar de depender de las notas escritas a mano de una persona. El manejo de datos está cubierto por el programa de confianza y seguridad de Plaud, que incluye el cumplimiento de SOC 2, ISO 27001 y HIPAA. Antes de grabar cualquier entrevista, tómese un momento para informar al candidato y obtener su aprobación.
Comience con una plantilla compartida
Elija una plantilla de notas, compártala con todos los miembros del panel de contratación antes de la próxima ronda de entrevistas y úsela de manera consistente. Ese único cambio, más que cualquier herramienta, es lo que convierte las notas de entrevista de impresiones dispersas en un registro que puede comparar y defender.
Antes de grabar una entrevista, informe al candidato y obtenga su aprobación. Si lo exige la ley, obtenga el consentimiento de todos los participantes y cumpla con las leyes de grabación aplicables en su estado o país.
